Как спасти отстающий по срокам проект

Осталось две недели до конечного срока. Но ваш проект отстает как минимум на шесть недель! Все чрезмерно волнуются. Как руководитель проекта, вы заламываете руки от отчаяния. Много неожиданностей произошло с тех пор, как проект был запущен три месяца назад. В противоположность всем предсказаниям, никто не смог предвидеть огромного потока будущих проблем.

Вы в безвыходном положении: Информация, которую предполагалось получить на второй неделе, не была известна еще целый месяц. Части системы, которые должны были функционировать определенным образом, в реальности функционируют иначе. Эксперт, который должен был предоставить вам очень важную информацию, ушел в продолжительный отпуск сразу после запуска проекта. И это только если копать неглубоко!

И сейчас выглядевшее таким простым начинание, которое, по оценкам, должно было потребовать всего 4 недели работы, стало крайне трудновыполнимым. Финансирование вскоре может прекратиться. И руководство определенно впадет в панику, если проект не будет завершен в срок. Вы ощущаете надвигающуюся беду, и все остальные чувствуют себя беспомощными. Что же можно сделать?

Данная статья объясняет, как спасти неудачный проект и восстановить работоспособность вашего начинания. Это может потребовать перестройки и оперативного планирования нового образа действий.

Стоит ли в последний момент предпринять рискованный маневр?

Можно, но нужно ли это делать? Человеку свойственно пытаться сделать все возможное, работать круглыми сутками и молиться, чтобы все получилось. Можно ли завершить проект в срок, если вы увеличите темп работы, выделите больше людей для проекта и/или заставите группу работать 14 часов в день? И если вы это сделаете, то сможете ли когда-либо полностью наверстать упущенное?

Давайте рассуждать здраво. Скорее всего, вы и ваша группа должны признать, что невозможно выполнить исходные цели в пределах расчетных временных рамок. Имеется слишком много невыясненных вопросов. Важные люди и источники информации отсутствуют, что создает зияющие дыры. Более того, части системы функционируют неправильно. Сколько времени займет исправление всего этого?

Заблуждение относительно проектов состоит в том, что можно устранить любую задержку, добавив людей или увеличив темп работы. В отдельных случаях это возможно. В других случаях добавление людей в последний момент или работа в бешеном темпе приводят к неразберихе, разочарованию и ошибкам.

Проект, реализованный с серьезными пробелами, будет казаться действительно неполноценным, если любой человек сравнит его с исходным планом. Здесь описана эффективная стратегия, определяющая все.

Пора переформулировать успех!

Переформулировать успех? Что именно это означает?

Изначально вы и ваша группа определили набор требований для завершения проекта. Имеется четыре типа используемых критериев (некоторые из них могут просто подразумеваться):

• Сроки (темп или график выполнения работы)
• Расходы (в виде финансирования, ресурсов или их сочетания)
• Качество (насколько хорошо нужно выполнять работу)
• Характеристики (сколько компонентов или предоставляемых результатов имеется, и насколько они сложные)

В данном проекте вы столкнулись с обычной ситуацией, в которой характеристики (и, вероятно, качество) столкнулись со временем. Слишком многое нужно сделать за очень короткий срок. Никто в этом не виноват; все делали все возможное, зависящее от них. В ходе проекта было слишком много переменных параметров. Когда каждый аспект проекта является движущейся целью, это напоминает катание на скейтборде по расплавленной породе.

Вы не сможете завершить все начатое вами в рамках исходного графика. Вы должны перепланировать конечную часть проекта, чтобы можно было спокойно перенести незаконченные задачи на следующий этап.

Это во многом напоминает завершение совещания вовремя, когда в повестке дня у вас еще остались незаконченные дела. Все могут согласиться продолжать обсуждение, пока все вопросы не будут решены. Или вы можете аккуратно завершить совещание, решив, что-либо перенести в следующую повестку дня. Чем раньше вы сможете предвидеть любую потенциальную необходимость сделать это для вашего проекта, тем больше пользы это принесет вашей группе и организации.

Здесь приведена простая, но эффективная стратегия применения данного подхода, сохраняющего благополучное состояние. Рассмотрите все предстоящие задачи и требования, затем распределите их по данным категориям:

1. Обязательно нужно сделать в рамках остающегося графика, так как они очень скоро потребуются вам.
2. Желательно сделать в рамках остающегося графика, но их можно перенести.
3. Пока нельзя сделать, даже если бы и хотелось, так как отсутствует необходимая информация.

Изучите данный список с измененными приоритетами задач с вашей группой и руководством, внося любые необходимые изменения. Если вы выполните свой план, то снова сможете спокойно спать ночью!