Спасение проекта, находящегося в плохом состоянии

При изучении того, что делает проекты успешными или неудачными, обычно рассматривают множество важных показателей успеха, поддерживающих работоспособность проекта, или предлагают эффективное средство, если проекты начинают разваливаться.

Использование данных мер в качестве предупредительных мер с самого начала делает проекты значительно успешней. Они предотвратят многие потенциальные проблемы, вытекающие из разнородных коммуникационных сигналов, игнорируемых проблем и нереалистичных ожиданий, способных привести к провалу проекта.

Давайте разберем некоторые причины крушения проектов, и как можно использовать четыре важные меры для их восстановления.

Каковы характеристики неудачных проектов?

Проекты, не достигающие своих конечных целей, нередко имеют одну из следующих особенностей:

• Проекты не реализуют то, что ожидается или требуется, в пригодной для эксплуатации форме. Масштаб проекта может не быть строго определенным, или он может не учитывать реальные потребности конечных пользователей и заказчиков. В последнем случае проект производит результат, не помогающий заказчикам достигать их главных целей удовлетворительным образом.
• В проекте отсутствуют процессы управления изменениями.
• Проект не имеет спонсорской поддержки, или не может получить заинтересованность нужных заинтересованных лиц.
• Проект может не иметь нужных ресурсов или доступного бюджета из-за других высокоприоритетных инициатив.
• Проект своевременно не сообщает об особо важных проблемах, пожирающих ресурсы, бюджет и график, при этом не выполняется эффективное перепланирование.
• Проект не имеет плана для рисков и не разрабатывает резервные планы. Например, можно столкнуться с массовым бегством ключевых членов группы, когда некому будет заканчивать работу.

Как можно понять, что проект в плохом состоянии?

Раннее обнаружение и устранение проблем может помочь членам группы, клиентам, заинтересованным лицам и спонсорам предотвратить провал проекта. Сигналы опасности, которые нужно отслеживать с самого начала, включают ситуации, в которых:

• Отставания от графика и пропущенные обязательства сильно распространены.
• Проект превысил бюджет, и конца проекта не видно.
• Низкий моральный дух и отсутствие согласованной работы группы беспокоит участников проекта.
• Происходит много изменений и неконтролируемое расползание масштаба.
• Не существует точного направления, в котором движется проект, или неизвестно, когда он дойдет до конца.
• Серьезные проблемы (неисправности) не были обнаружены.

Как спасти проблемный проект?

1. Изучение текущей ситуации.

2. Оценка и перепланирование проекта.

3. Регулирование ожиданий всех участников.

4. Преследование цели реализовать проект в соответствии с новым планом

В рамках каждой меры имеются конкретные действия, которые можно выполнить для существенного улучшения результата проекта.

Мера #1. Изучение того, где проект находится и куда направляется.

Конкретные действия, применимые к любому проекту (в плохом он состоянии или нет), включающие поддержание открытого и активного стиля коммуникации и постоянную проверку состояния проекта, как изложено ниже:

• Рассмотрение документации проекта, такой как план проекта и список нерешенных вопросов.
• Проведение встреч со спонсорами, группой, заинтересованными лицами, вендорами, и т.д.
• Определение ожиданий от проекта на основе всех встреч; все ли точки зрения согласуются?
• Выявление серьезных проблем из списка проблем и встреч.

Мера #2. Оценка и перепланирование проекта, если он сошел с верного пути.

Конкретные действия могут включать основательную оценку состояния проекта и при необходимости прокладку нового курса. Корректировку проблемного проекта можно начать следующим образом:

• Утверждение того, кто является спонсорами и заинтересованными лицами проекта.
• Проверка и утверждение целей проекта.
• Разъяснение приоритетов и рисков проекта. Определение того, в чем этот проект ухудшается, по отношению к другим приоритетам организации. Если приоритет низкий, реально обдумайте, должен ли этот проект быть отменен, отложен или уменьшен в масштабе.
• Проверка механизмов для эскалации вопросов, опасений и проблем.
• Определение того, доступны ли вам требуемые ресурсы – люди и источники финансирования.
• Прояснение ролей и обязанностей каждого участника проекта.
• Оценка того, имеется ли у вас надлежащая документация:
  • o Актуален ли план проекта?
  • o Выявлены ли серьезные проблемы с назначенным для них перечнем мер?
• Определение того, присутствуют ли на совещаниях проекта правильные участники.
• Определение новых или перепланирование существующих контрольных точек.

Мера #3. Переустановка ожиданий всех участников проекта.

Конкретные действия будут включать сообщение о необходимости изменений и получения согласия от всех ключевых участников:

• Откровенное изложение фактов спонсору, заинтересованным лицам и членам группы.
• Получение всеобщей заинтересованности в движении вперед. Если характеристики или предоставляемые результаты проекта должны быть урезаны, или если бюджет и график должны быть изменены, обсудите эти изменения со спонсором и с заинтересованными лицами.
• Сплочение вашей группы и устранение препятствий по мере возможности.

Мера #4. После переустановки целей проекта и ожиданий стремитесь реализовать проект!

Конкретные действия включают выполнение всех перепланированных целей проекта:

• Выполняйте то, про что вы сказали, что собираетесь это сделать!
• Поддерживайте актуальность графиков проекта и журналов проблем, и регулярно обсуждайте их с вашей группой.
• Прислушивайтесь к вашей группе! Не отвергайте сообщения, в которых говорится об опасности.
• При необходимости предоставляйте управляющему комитету, руководству или иным заинтересованным лицам полную информацию обо всех серьезных проблемах.
• Продолжайте устанавливать и переустанавливать ожидания при необходимости. Не игнорируйте предупредительные сигналы.
• Продолжайте управлять изменениями и рисками.
• Поддерживайте положительный, но реалистичный настрой относительно достижения целей проекта.
• Выражайте одобрение членам группы, отмечайте успех и учитесь на ошибках.
• Продолжайте эффективные коммуникации.

В заключение, важные меры помогают выяснить, почему проблемный проект сошел с правильного пути, и как переформулировать его успех: 1) продолжая изучать то, где проект находится; 2) оценивая и перепланируя проект при необходимости; 3) переустанавливая ожидания всех участников; 4) стремясь реализовать проект, вы сможете восстановить проект из плохого состояния и выработать требуемые результаты.