Предотвращение потери контроля над проектом

Задержки и изменения являются частью любого проекта. Но нравятся ли они нам? Конечно нет. Необходимо ли нам с ними справляться? Конечно необходимо. Установка сроков и составление расписания - это хорошие способы удержания проекта в колее.

При установлении срока вы должны всегда основываться на анализе, а не на слепых прогнозах. Вам также необходимо принять в расчет некоторое количество времени на непредвиденные обстоятельства. Оно должно логически следовать последовательности. К примеру, вы не можете завершить шаг C до шагов A и B. Ваши сроки также должны быть реалистичными. По ходу определения ваших сроков существуют различные методы, которые могут помочь вам сократить время, необходимое на предоставление результатов. Поддержка опытных членов команды, креативные идеи сотрудников на передовой линии, исследования проектов, которые потерпели крах, собрание идей от торговых ассоциаций и обсуждение вариантов с рыночными экспертами - все это способы сократить сроки.

При определении сроков вам также стоит определить критический путь. Критический путь - это направление, по которому проходят даты тех контрольных точек, которые нельзя изменить, то есть это устойчивые даты. Если вы не уложитесь в эти сроки, то весь проект неминуемо опоздает. Даты критического пути используют большое количество ресурсов. Учитывая критический путь, задавайте себе следующие вопросы:

• В какие сроки нельзя не уложиться?
• Какие сроки грозят "штрафом", если в них не уложиться?
• Какие сроки являются устойчивыми и должны быть достигнуты для того, чтобы проект мог продвигаться далее?

Зачастую ваша оценка времени будет неверной. Это происходит по следующим причинам:

Никто не проводил расчетов. Никто не занимался изучением того, сколько времени понадобится на выполнение проекта.

Время было рассчитаноо, сновываясь на одном проекте, а не на нескольких. Нередко работы ведутся над более чем одним проектом.  Не принимая во внимание количество  проектов, вы можете распределить ресурсы, в то время как они недоступны.

Время было сокращено из-за желания руководителя создать стрессовую ситуацию. Во многих случаях в проектах присутствует недобросовестный руководитель. Этим людям безразличны члены команды, и они будут делать все так, как сами хотят, невзирая на то, что другие страдают от этого страдают другие.

Вы должны также установить контрольные точки на протяжении вашего критического пути. Контрольные точки - это группа задач, выполнение которых означает значительное движение проекта. Существуют даты проверок для мониторинга основных достижений. Данные даты представляют собой некоторую направляющую, тем самым вы можете убедиться, что проект находится на верном пути.

Когда проект терпит изменения, вы должны иметь план действий для работы с ними. Вам необходимо создать процесс для разрешения реализации изменений и оповестить всю команду об этом. Запишите данные изменения, их новый стандарт и тех, кто инициировал их. Заполните соответствующие формуляры, чтобы аргументировать ваши новые изменения.

Если вы не будете следовать соответствующим процедурам работы с изменениями, то вы встретите на пути изменение масштаба. Изменение масштаба проекта заключается в изменениях, которые не были одобрены спонсором проекта. Эти изменения не разглашаются и не мотивируются проектной командой. Они заключаются в достижении целей члена проектной команды, а не целей, указанных руководствующими людьми. Часто причиной изменения масштаба является то, что член команды думает, что он знает о потребностях спонсора проекта.

Может случиться так ,что у вас будут задержки, которых вы не сможете избежать. В этом случае существуют способы вернуть проект в русло.

Организация срочного собрания.

Во время данного собрания вам необходимо определить способ наиболее быстрой инициации проекта. Определить, есть ли необходимость увеличить количество членов команды, стоит ли избавиться от лишних сотрудников, или же лучше начать проект до того, как все необходимые сотрудники и ресурсы будут собраны. Поскольку вам необходимо завершить проект, удовлетворяющий спонсора, вам стоит помнить о его ожиданиях и нуждах.

Определение той минимальной части проекта, которая может быть достигнута.

Если вы знаете, что вы не сможете завершить проект полностью, то вам стоит установить его критические аспекты. Расставьте приоритеты ключевых элементов и начните с них - завершите данные элементы и , если вам позволяют сроки, вернитесь к тем областям, которыепришлось сократить. Помните, что вам необходимо получить одобрение спонсора проекта до того, как можете продолжать работу.

Сообщить необходимость в ускорении проекта.

Иногда простого сообщения о необходимости срочного ускорения проекта будет достаточно для команды. Если все затянут ремни и будут работать напряженнее,  то будет достигнуто больше результатов. В то же самое время, узнав от вас о важности ускорения проекта, ваши члены команды могут предложить различные способы более быстрого и более эффективного выполнения задач.

Если ваш проект был начат слишком поздно, то команда будет находиться под большим стрессом. Все дополнительное время будет растрачено мгновенно. Увеличится сложность принятия решений, а ведь все решения должны быть верными на 100%. У вас не будет права на ошибку, а тем временем ощущаемая членами команды необходимость принимать срочные решения только увеличит шанс возникновения таких ошибок.

Вы понимаете, что соответствие срокам очень важно. Если вы обнаружили изменение масштаба и добавление к проекту секций, которые отсутствовали в оригинальном плане и не были одобрены спонсором, то это значит, что вы потратите лишние деньги, время и усилия.

Dr. Keith Mathis