Как подготовиться к восстановлению после кризиса

Канал CNN недавно опубликовал статью о последствиях экономического кризиса, заявляя, что экономика наконец-то идет вверх. Что же это означает для деловой среды? Проекты, которые были закрыты год или два назад, вновь возобновляются, и в них могут быть задействованы большие деньги. Хорошие ли это новости - зависит от того, насколько вы готовы воспользоваться новой возможностью. Вы уверены, что способны задействовать нужных людей и принять правильное решение, как потратить деньги?

Успешное выполнение проекта требует качественных данных о способных и квалифицированных работниках, о том, когда конкретные задания будут закончены, какие проекты в опасности и почему. Без этой информации, руководители проекта часто пытаются проследить за всем и решить проблемы вовремя. Здесь приведены ответы на несколько вопросов, которые помогут получить нужные данные для успешной работы вашей компании.

1. Где вы можете преуспеть

Сейчас вы не так стеснены в средствах, как это было год назад. Как вы можете удостовериться, что вкладываете деньги правильно, а не тратите их на проекты, которые принесут минимальный коэффициент окупаемости инвестиций? Легко, если у вас есть точные данные. Верите вы или нет, простые данные о сроках могут сказать, какой из ваших прошлых проектов был успешным, а какой потерпел неудачу, как много людей работало над проектом и сколько времени они потратили, какие из ваших клиентов выгодные, а какие нет. Без наличия этой информации, нельзя гарантировать успех.

Единственный путь понять прибыльность проекта – это просчитать его истинную стоимость, которая главным образом исходит из оплаты труда. Чтоб правильно подсчитать коэффициент окупаемости инвестиций, необходимо проследить за временем, затраченным на проект и отдельные задания. Когда вы узнаете, сколько времени работники вкладывают в отдельного клиента или проект, вы сможете указать точную прибыль. Добавьте к данным оплату труда, так как труд одного рабочего может стоить намного больше, чем труд другого. Для того чтобы и дальше совершенствовать подсчеты, вы также можете приступить к процессу распределения примерных затрат на аренду, электричество, оплату услуг и т.д.

Давайте возьмем, к примеру, компанию, которая работала над сотней проектов перед кризисом. У них был бюджет в миллион долларов, но его сократили вдвое, вынуждая отложить половину проектов. С восстановлением, компания решила возобновить половину проектов, которые были отложены, или четверть всех проектов, планировавшихся до кризиса. Какие проекты выберет компания? Они не будут руководствоваться предпочтениями участников, а выберут те, которые гарантируют успех.

Скорее всего, если члены команды следили за временем, затраченным на проекты, до того как они были отложены, руководитель проекта может сразу увидеть какие из них шли по графику и вписывались в бюджет, а какие нет. Если проекты еще не были начаты, возможно, руководитель может ориентироваться на прошлые проекты, похожие по масштабу, бюджету и по другим факторам. Какие из них имеют больше шансов иметь хороший коэффициент окупаемости инвестиций?
Однако, если  члены команды не следили за временем - не беспокойтесь, никогда не поздно начать. В конце концов, это может помочь вам избежать похожей ситуации в следующий раз. Как только вы поймете уровень прибыльности вашей компании по отношению к каждому проекту и группе клиентов, вы точно будете знать, откуда исходит прибыль, и сможете сфокусировать ресурсы более эффективным образом. Нет причин тратить деньги и время на проекты, которые недостаточно выгодны.

2. Кто способен выполнить работу

Как только вы решите, каким проектам создавать график, вы должны быть уверены, что справитесь с ним успешно, а это требует, кроме прочего, эффективные ресурсы управления. В первую очередь, руководитель проекта должен быть постоянно в курсе распределения ресурсов. Проекты не будут успешными, если нужные люди не работают над ними. Распределение данных позволяет руководителям принимать осознанные решения о работниках, которые смогут вынести нагрузку, что также поможет предотвратить изнеможение работников. Руководители проектов также должны искать ресурсы посредством навыков, места нахождения и других критериев. Проекты требуют особых работников для каждого задания, и самое главное - иметь в виду не только тех, кто способен выполнить работу, но и то, что они могут предложить.

Помните компанию из прошлого примера? Предположим, что руководитель выделил двадцать пять наиболее прибыльных проектов и собирается разрабатывать их. Перед тем как это сделать, однако, он или она рассматривает наличие ресурсов. Проекту А требуется десять разработчиков, большинство из них распределены по другим проектам или уже не работают. На самом деле, только шесть разработчиков могут заняться проектом А. Конечно же этот проект не сможет быть выполнен вовремя и вложиться в бюджет. Если руководитель пошел бы дальше и разработал проект А без этой информации, это было бы большой ошибкой.

3. Как выполняются проекты

Как ранее говорилось, однажды получив проект, члены команды должны следить за временем исходя из задач. Это обеспечивает точные данные, которые помогут руководителю определить его стоимость и дать оценку будущему проекту с повышенной точностью. Это также дает преимущество определить проблемы заранее и обратиться к ним своевременно.

Руководители не смогут продолжать следить за проектом, если у них нет ключевой информации о том, сколько часов отводится на конкретные задания. Также руководство постоянно просит руководителя проекта предоставлять информацию о положении вещей для того, чтобы они могли принять важные стратегические решения. Это чрезвычайно важно, потому что, согласно экспертам, экономическое восстановление займет время, а большинство финансовых экспертов настаивают, что восстановление еще не состоялось, несмотря на первые обнадеживающие данные этого месяца. Они уверяют, что восстановление будет слабым и займет много времени, прежде чем кризис минует. Другими словами, дела улучшаются, но компаниям все еще важно оставаться в игре и использовать точные данные для разработки лучшей стратегии, а не строить догадки.

Если руководитель проекта будет работать над проектом В, то он или она увидит, что 15% выделенного бюджета было потрачено, а проект был выполнен лишь на 5%.
Представьте себе, что  руководитель, не имея этих данных, позже узнает, что проект не вложился в бюджет. Это только один пример того, как реальные данные о времени могут позволить установить проблему перед началом работы.

Время пришло

Неудачный проект обходится дорого и может закончиться катастрофой, несмотря на экономический климат. Даже если экономический кризис закончится, это не значит, что мы все можем вздохнуть с облегчением и расслабиться. Конечно, миру бизнеса нужно воспользоваться этой возможностью для отсеивания невыгодной работы и улучшения процессов управления проектами, чтоб увеличить прибыль и преуспеть.