Поэтапный подход к процессу управления проектами

Если вы хотите воспользоваться помощью консалтинговой компании для создания отдела по управлению проектами (ОУП), то вам стоит учесть несколько важных факторов для выбора подходящей компании.

Согласно PMAlliance - консалтинговой компании по управлению проектами, реализация отдела управления проектами является задачей с препятствиями. Поэтому поэтапный подход к реализации ОУП не только очень важен, но и является отличительной характеристикой успешных консалтинговых компаний. Опытные консультанты по управлению проектами знают, что поэтапный подход, во-первых,

1. помогает преодолеть сопротивление изменениям,
2. помогает применить полученные ранее уроки в последующих установках систем,
3. устанавливает массивный фундамент доступной информации проектного уровня для сбора информации корпоративного уровня.

Во-вторых, успешные консультанты также знают, что при подходе к составлению отдела не существует "универсального решения". Для того, чтобы быть эффективным, отдел должен быть специализирован под организационные типы проектов, возможности руководства/сотрудников и организационную культуру. Поэтапный подход к реализации предоставляет необходимое количество времени (во время ранних этапов) для сбора информации о характеристиках проекта, рабочем персонале и культурных нюансах, тем самым предоставляемое решение может быть специализировано соответствующим образом.

Четыре этапа управления проектами

1. Этап инициации

2. Этап установок проектного уровня

Второй этап использует информацию, полученную из экспериментальных проектов во время этапа инициации для того, чтобы составить структурированный плана проектов и этапов управления для оставшихся проектов, а также формально установить отдел управления проектами. Данный этап может включать в себя создание описания работы отдела, формальные нормативы для контроля/планирования проекта, веб-сайт проекта и он-лайн систему обновлений задач - в общем, необходимую инфраструктуру для поддержки постоянного, успешного применения отделом методов управления проектами. Обучение управленческих кадров проекта также выполняется для всей организации во время данного этапа. По завершении данного этапа будет составлено ядро отдела управления проектами, все члены команды будут обучены, и консультанты будут готовы к переходу от поддержки требований проектной команды к поддержке сотрудников отдела управления проектами.

3. Этап установок корпоративного уровня

Во время этапа установок корпоративного уровня реализуются инструменты, которые фокусируются на управлении всем портфелем проектов организации. Примерами таких инструментов являются корпоративные способы измерения производительности, приборная панель руководства для получения обобщенных обзоров статусов проекта и планирование проектов, основанное на ограниченном количестве ресурсов и приоритетах проектов (равномерное распределение ресурсов организации). Назначением данных инструментов является (1) предоставление руководству своевременной и точной информации о статусах всех проектов, выполняемых организацией, и (2) поддержка принятия бизнес-решений, которые влияют на успешное завершение проектов, таких как изменения в кадровой сфере, изменения и расстановка приоритетов проектов и уровни загрузки.

Во время данного этапа сотрудники отдела управления проектами уже будут брать на себя некоторые каждодневные ответственности для разработки и обслуживания текущих планов проектов. В этом отношении сотрудники отдела могут освободить консультантов по управлению проектами и сконцентрироваться на дизайне и реализации инструментов корпоративного уровня. К концу данного этапа вся ответственность за разработку и обновление индивидуальных планов проектов будет передана сотрудникам отдела.

4. Этап эксплуатации и обслуживания

Финальный этап отмечает важную передачу отдела управления проектами от консультантов к организации. В дополнение к поддержке каждодневных ответственностей планирования и управления индивидуальными проектами, сотрудники отдела теперь станут центральным узлом, предоставляющим информацию корпоративного уровня и анализы, требуемые руководством.

На данном этапе процесса реализации управления проектами организация будет уже хорошо обучена, будут присутствовать множество успешных случаев, практически все проекты будут иметь хорошо разработанные планы, и будут поддерживаться инвестиции в формальные процессы планирования и контроля проектов. Также будет присутствовать инфраструктура отдела управления проектами, сотрудники будут обучены, и руководство будет иметь необходимый обзор информации ключевых уровней портфеля проектов.

Успешное завершение данного этапа создаст долгосрочную целостность путем реализации необходимых политик и стимулов для постоянного внедрения управления проектами в культуру организации. В идеале, формальные процессы планирования и управления будут считаться обязательной основной компетенцией и неотъемлемой функцией в организации.

Результаты, которые следует ожидать от консалтинговой компании

Этап 1: этап инициации

• Начальное общение с руководством и помощь в определении экспериментальных проектов.
• Методология управления проектами и обучение ПО для определенных участников команды экспериментального проекта.
• Планы проекта и формальные процессы контроля, присутствующие для всех экспериментальных проектов.
• Библиотека шаблонов для использования во время этапов установок.
• Стандартизированные структуры кодинга проектов и форматы отчетов проектного уровня.
• Окончательные требования и план этапа установок проектного уровня.

Этап 2: этап установок проектного уровня

• Сетевые, структурированные проектные планы и формальные процессы контроля для всех целевых проектов.
• Массовое проведение тренингов в управлении проектами/ПО для всех лидеров и членов команд проектов.
• Обучение и наставничество сотрудников отдела управления проектами.
• Реализация начальной инфраструктуры отдела управления проектами.
• Окончательные требования и план для этапа установок корпоративного уровня.

Этап 3: этап установок корпоративного уровня

• Реализация инфраструктуры отдела корпоративного уровня.
• Передача каждодневной ответственности за разработку и обслуживание индивидуальных планов проектов сотрудникам отдела.
• Окончательные требования и план для этапа обслуживания.

Этап 4: этап эксплуатации и обслуживания

• Передачаотделууправленияпроектамиответственностизаподдержаниевсехтребованийуправленияпроектамиорганизации
• Предоставление высшему руководству рекомендаций по политикам и стимулам, необходимым для установления стратегии управления проектами как основной компетенции и неотъемлемой функции

Вывод

Без сомнения, для того, чтобы моделирование отдела управления проектами было эффективным, оно должно быть приспособлено к конкретным нуждам организации. Универсальные подходы не наблюдают различий между типами проектов, руководством или возможностями сотрудников. В результате стандартизированные решения стремятся к достижению меньшей вероятности успеха. Поэтапный подход  увеличивает эффективность не только компании, консультирующей по управлению проектами, но также тех организаций, которых она обслуживает. Такой подход на начальных этапах предоставляет некоторое время для того, чтобы собрать важную информацию из первоисточников, преодолеть сопротивление изменениям и приводит к хорошо определенному и успешному созданию отдела управления проектами.