Как избежать слепого следования намеченной траектории при управлении проектами

Если вы поручите абсолютному новичку заполнить набор шаблонов по управлению проектами, то он не станет внезапно полноценным руководителем, ведь так? Конечно же, нет - ему будет недоставать навыков работы с людьми и опыта в межличностных отношениях, необходимых для успеха. Так почему же многие организации считают, что введение новой методологии решит их проблемы? Согласно опыту, не существует идеального решения, а есть только те решения, которые помогут руководителю выполнить его работу лучше.

Наверняка ваш худший опыт заключался в работе с организацией, которая слепо следовала какой-то методологии, несмотря на то, что от нее может не быть пользы: «Поскольку на данном этапе методология рекомендует заполнить такой формуляр, то мы так и сделаем». А после форма будет забыта и ни разу не рассмотрена. Это приводит к тому, что многие методологии считаются излишне бюрократичными, хотя, при должном использовании, они таковыми не являются. Вам стоит ратовать за правильное начало проекта - а именно: выделение времени на этапы планирования, определение масштаба, оценки рисков и получение личной заинтересованности и участия со стороны клиентов. Тут простое краткое изложение проекта предоставит большую пользу в установлении ясности со стороны клиентов относительно того, что проект сможет и не сможет предоставить. Одна из проблем заключается в том, сможете ли вы  четко и ясно продемонстрировать всю выгоду от наличия определенного процесса или документа?

Если организация хочет отойти от данной бюрократичной траектории в управлении проектами, то она должна сначала доверять своим руководителям и сделать их ответственными за результаты проектов. Руководители проектов должны использовать свою проницательность, работая отдельно над каждым проектом, учитывая все то, что подходит и не подходит от определенной методологии. Если какой-либо элемент методологии не имеет никакого значения, то его не стоит использовать, но стоит быть готовым к предоставлению стойких аргументов. Методологии - это структуры, в которых необходимо работать, а не решение к управлению проектами. Уделите время на нахождение того, что сработает для вас и вашей организации, избавьтесь о того, что непригодно, и улучшите то, что осталось для того, чтобы оно лучше восполняло ваши нужды. Вот почему вам стоит избегать дополнительных ненужных накладных расходов, что приведет к отказу от вашей методологии, ввиду того, что она неоправданно бюрократична.

Вот некоторые признаки того, что используемая методология не так полезна и не совсем пригодна.

• Клиенты возмущаются по поводу того, что приходится заполнять множество формуляров
• Руководители проектов не следуют процессу
• Затраты на управление проектами непропорциональны общей стоимости проекта
• Завершение всех шагов и заполнение всех документов является ключевым измерением успеха проекта
• Следование процессам ценится больше, чем успех проекта

Это приводит нас к отделам по управлению проектами. Создание отдела по управлению проектами в настоящее время достаточно модно. Многие организации стараются определить то, что будет выполнять данный отдел. В худшем случае, отдел будет самодержавным полицейским, ролью которого будет простое сидение и ожидание внезапного появления  руководителей проектами, которые  набросятся на них в случае, если они отклонятся от прямой и узкой траектории. В лучшем случае, отдел  управления помогает руководителям и командам путем организации данных проекта, предоставляя статистическую информацию и снижая накладные расходы администрирования.

Если отдел по управлению проектами будет использован в качестве полицейского, то вскоре  следует ожидать  недовольства. Вам стоит активно использовать  отдел в качестве помощи руководителям и их командам, тогда он станет ценным и необходимым ресурсом. Вот некоторые действия, которые должен выполнять отдел по управлению проектами:

• Составлять и оглашать статистическую информацию
• Осуществлять поддержку в принятии решений, предоставляя необходимую информацию высшему руководству
• Сообщать политики и процедуры
• Обновлять и поддерживать шаблоны
• Осуществить  начальную организацию проекта
• Осуществить наполнение проекта
• Поддерживать лучший опыт
• Проводить тренинги
• Осуществлять проверку качества
• Нанимать необходимых сотрудников
• Поддержать инвентарь навыков
• Управлять расписанием