Ключевые шаги создания отдела по управлению проектами

Преимущества наличия отдела управления проектами

Согласно Gartner (2008), отдел управления проектами (PMO) в качестве дисциплины управления работой может предоставить стандартные процессы планирования и отчетности, а также привнести структурированность и поддержку оценки, оправдания, определения, планирования, отслеживания и выполнения проекта. Он также способствует разрешению конфликтов, вызванных ограниченными ресурсами и другими условиями.

Мы все видели нонконформистские проекты, которые проводятся соответственно их собственному расписанию. Отдел управления проектами может помочь организациям создать эффективный контроль и обзор проектов, а также интегрировать их соответственно общим результатам бизнеса.

Некоторыми преимуществами создания отдела управления проектами являются:

• Установление фокуса организации на улучшение компетенции управления проектами.
• Разработка или улучшение навыков управления проектами и знаний путем тренингов и менторства.
• Обеспечение постоянства и однородности относительно результатов проектов.
• Снижение перерасходов проектов и увеличение скорости выполнения.
• Увеличение удовлетворенности клиентов посредством достижения результатов.
• Сохранение операционных и рабочих характеристик проекта.
• Предоставление централизированной опорной точки для опыта в управлении проектами..

Функции, которые может выполнять отдел управления проектами

Отдел управления проектами может оперировать различными типами функций. Все зависит от размера, успеха проекта, зрелости, опыта в проектах, уровня доступных навыков, открытости и уровня поддержки высшего руководства относительно управления проектами в общем.

В некотором смысле, то, что делает отдел, зависит от того, насколько новаторской хочет быть организация. Некоторыми функциями отдела могут быть:

• Обзор и одобрение требований проекта и распределение бюджета.
• Разработка стандартных процессов, инструментов и шаблонов проекта.
• Установление и согласование методологии наилучшего опыта..
• Разработка общего языка общения и ожиданий.
• Распределение сотрудников проекта и централизированое управление всеми проектами.
• Предоставление тренингов, сертификации и менторства для построения центральных навыков управления проектами.
• Отслеживание статуса и достижений всех проектов организации.
• Поддержка управления проектов и предоставление обучения в пределах организации.
• Управление распределением приоритетов и руководством проектов.

Процесс, который стоит использовать для представления отдела управления проектами

Запуск отдела управления проектами схож с другими проектами, но изменения и подход к нему должны быть такими же. Существует несколько ключевых шагов, которые должны быть предприняты для создания отдела, который будет работать на пользу организации:

1. Установление роли, масштаба и результатов

Роль отдела управления проектами различна в различных организациях. Важно обговорить все с владельцами для того, чтобы  выяснить их идеи и нужды для определения того, как и где отдел будет к месту в организации.

2. Изучение существующих проектов и уровней навыков для определения нужд

Зачастую инициатива создания отдела управления проектами исходит из истории потерпевших крах или избыточных проектов. Исследуя последние и существующие проекты, определите навыки и другие пробелы, которые организация может решить посредством создания такого отдела.

3. Планируйте реализацию соответственно нуждам

Как только вы определили назначение отдела и  чего он должен достичь, вам стоит подготовить план реализации отдела.

4. Установите процедуры и процессы

В зависимости от масштаба отдела, может понадобиться документация проблем, таких как процессы одобрения проектов, прием на работу  сотрудников и их тренинг, а также управление бюджетом. Шаблоны документов также могут быть разработаны. Разработайте также механизм отчетности и временные рамки: отдел по управлению проектами будет  нести всю ответственность за отчетность. К примеру, индивидуальным проектам может понадобиться постоянно отчитываться отделу, а отдел также должен будет предоставить организационный или портфельный отчет высшему руководству. Для того, чтобы быть эффективным, данные механизмы должны быть согласованы и установлены на ранних стадиях.

5. Пересмотрите отдел по управлению проектами

Конечно, по мере  развития, организации становятся все более зрелыми, появляются новые методологии и развиваются новые структуры, поэтому роль и масштаб отдела может соответственно измениться. Важно работать с высшим руководством, чтобы регулярно пересматривать эффективность и масштаб отдела и, тем самым он будет и современным, и иметь тесные связи с вечно меняющимися бизнес-нуждами организации.