Мифический 50%-й ресурс

Многие руководители проектов по разработке программного обеспечения сталкивались с ресурсами, которые некоторое время выделяются для их проекта. Самый распространенный подход при распределении ресурса между двумя задачами – это назначение по 50% ресурса для обеих задач, хотя встречаются и другие процентные соотношения. Встречаются и ресурсы, выделяемые более чем для двух задач в течение 50% от их времени!

Совместное использование ресурса с другим руководителем проекта или с функциональным руководителем не создавало бы проблем в идеальном мире, но наш мир не идеален, и совместное использование ресурса с другим руководителем может представлять ряд трудностей для руководителя проекта. Ниже приведены несколько советов и приемов, которые вы можете использовать для улучшения ситуации.

Когда совместное использование ресурса не работает

Никогда не планируйте использовать ресурс, чье время составляет долю больше чем 100%. Ваша школьная математика не ошибается; в целом есть только две половины! Может показаться, что здесь мы утверждаем очевидное, но такая ситуация случается, и математика оправдывается с помощью таких отговорок: "Джо много работает сверхурочно, поэтому вы можете ожидать, что он будет тратить 20 часов в неделю на наш проект", или "Джейн работает очень продуктивно, она легко может выполнить на 50% больше работы, чем остальные программисты". Не попадайтесь на эту удочку! Джо может работать 20 часов сверхурочно одну или две недели, или даже один или два месяца, но вы не можете ожидать, что он будет поддерживать такой темп работы в течение всего вашего проекта. Джейн может работать в точности так хорошо, как про нее говорят, но так как оценка объема работы, который она будет выполнять, вероятно, исходит от нее, вы должны будете заложить 50% буфер, чтобы иметь шанс уложиться в конечные сроки, и наличие 50% буфера будет сложно объяснить вашим заинтересованным лицам. Вероятность того, что вы получите одну треть от ее времени, также весьма мала.

Остерегайтесь ситуаций, когда ваш партнер-руководитель не контролирует количество времени, которое ресурс тратит на свою работу. Работа справочной службы – это отличный пример. Разработчик, который планирует тратить 50% от их времени на то, чтобы отвечать на звонки клиентов и решать проблемы, не сможет обеспечить то, что они будут тратить только 4 часа в день на эту деятельность, потому что они просто не могут бросить на середине решение проблемы клиента.

У вас есть 3 варианта действий, когда вы сталкиваетесь с организацией совместного использования, которое не будет работать: договориться о разделении до 100% времени того ресурса, отложить использование ресурса до тех пор, пока вы не сможете получить 100% его времени, или использовать ресурс для замены того, который будет разделен.

Когда совместное использование ресурса будет работать

Есть случаи, когда критический ресурс должен совместно использоваться несколькими проектами или оперативными действиями. Например, когда вам нужен ресурс для задачи на критическом пути, и нет другого ресурса, способного ее выполнить, вы вынуждены идти на компромисс. Даже когда задача не находится на критическом пути, ее откладывание может переместить ее на критический путь до того, как вы найдете альтернативное решение.

Совместное использование ресурса в организации, имеющей опыт совместного использования ресурсов, и с другими руководителями, имеющими опыт их совместного использования, дает вам больше шансов на успех. Но даже если вы совместно используете ресурс в организации, не привыкшей к таким условиям работы, и с другими руководителями, не имеющими опыта в данной области, есть советы и приемы, которые вы можете использовать, чтобы повысить вероятность успеха.

Ключ к успешному совместному использованию ресурса – это взаимодействие между руководителями, совместно использующими ресурс. Чтобы успешно работать как группа, руководители должны понять, что цели проектов или оперативных действий должны одинаково приниматься во внимание. Если это не имело место, совместно использовать ресурс не получится; они будут назначены на проект или оперативную задачу с наивысшим приоритетом. Взаимодействие здесь означает, что организация совместного использования планируется совместно работающими руководителями, и успешным планом является тот, который поддерживает оба набора целей. Взаимодействие также означает, что руководитель или руководители, с которыми вы совместно используете ресурсы, теперь являются заинтересованными лицами в вашем проекте, и они должны соответствующим образом рассматриваться в отношении коммуникаций проекта и любых изменений или рисков, которые влияют на совместно используемые ресурсы.

Разделение времени

Разделение времени – распространенная практика сейчас, когда клиенты совместно используют недвижимость для отпуска, и те же принципы, которые применимы для недвижимости для отпуска, могут облегчить совместное использование ресурса. Подход "Разделение времени" планирует, что 100% времени ресурса будет выделено для действий по первому проекту. Как только эти действия завершаются, ресурс переходит ко второму проекту в течение 100% времени ресурса. Это можно повторять столько раз, сколько требуется. Используйте здравый смысл при определении продолжительности времени, в течение которого ресурс выделяется для каждого проекта; чем больше времени ресурс тратит на одну задачу, тем более эффективно он будет работать. Один день должен быть абсолютным минимумом длительности временного блока, при этом одна неделя должна быть предпочтительным минимумом.

Сравните планы проектов с руководителем, с которым вы планируете совместно использовать ресурс, чтобы определить, когда ресурс необходим для двух проектов. Если времена, в течение которых вам обоим необходим этот ресурс, совпадают, изучите оба плана, чтобы определить, можно ли совместить действия так, чтобы ресурсы для действий можно было упорядочить таким образом, чтобы время ресурсов можно было выделить от начала до конца на 100% для первого проекта, 100% -для второго проекта, и т.д. до тех пор, пока (не) ресурс не будет освобожден от обоих проектов. Будьте гибким при планировании этого с вашим партнером-руководителем; вы оба должны чем-то пожертвовать, чтобы заставить работать данное распределение ресурсов. Работа с управляющим текущими операциями с целью достичь соглашения о разделении времени будет работать аналогичным образом, но управляющий текущими операциями может иметь больше ограничений, которые не позволят перепланировать действия.

Как только вы договоритесь относительно разделения времени, соответствующим образом измените ваш план проекта. MS Project предусматривает календари для отдельных ресурсов. Эти календари позволяют вам выделить время для ресурса для отдельных действий, таких как обучение или отпуск. Определите времена, в течение которых ресурс будет работать над проектом партнера или над оперативным действием как "недоступный". Это позволит вам избежать случайного изменения графика вашего совместно используемого ресурса, в то время как он работает над другим проектом. Помните, что любые изменения графика, касающиеся совместно используемого ресурса, должны обсуждаться с вашим партнером-руководителем. Даты приобретения и выпуска становятся соглашениями между вами и другим руководителем. Вы должны выполнять ваш срок выпуска и ожидать, что другой руководитель поступит так же. Избегайте любых сдвигов графика, которые влияют на сроки начала и завершения задач вашего совместно используемого ресурса. Сдвиги, которых нельзя избежать, необходимо обсуждать с вашим партнером-руководителем. Ваш партнер-руководитель может суметь выделить вам дополнительное время до срока завершения или использовать ресурс после его срока начала, если вы его предупредите. Помните, что такое распределение работает в обе стороны, поэтому будьте готовы пойти навстречу вашему партнеру-руководителю проекта, если возникнет необходимость.

50% решение

Бывают ситуации, когда невозможно установить порядок работы совместно используемого ресурса, например, когда ресурс отвечает за текущую вспомогательную работу, требующую несколько часов ежедневно. Единственно возможный выход в этом случае – разделить время ресурса между вашим проектом и работой вашего партнера-руководителя.

Разделение 50/50 (или любое другое распределение) зависит от хороших деловых отношений с вашим партнером-руководителем и от способности того руководителя управлять временем ресурсов, когда они работают над своими проектами или оперативными задачами. Определите условия договора о совместном использовании с вашим партнером. Распределение, согласно которому ресурс работает над вашим проектом утром, а над другим проектом – днем, имеет наибольшие шансы на успех, поэтому попытайтесь организовать разделение так, чтобы переход происходил в какой-либо естественный перерыв в течение дня – обеденный перерыв или перерыв на кофе.

Условия совместного использования должны быть формально задокументированы, подойдут электронное письмо или служебная записка, но документы должны содержать детали распределения, включая сроки начала и завершения, разделение в процентах, как будет планироваться время ресурса, когда ресурс должен работать над вашим проектом, и когда он должен работать на вашего партнера-руководителя. Это ваше соглашение о совместном использовании ресурса. Требуйте от вашего партнера-руководителя (и от ресурса) соблюдения условий данного соглашения и убедитесь, что вы выполняете все ваши обязательства.

Заключение